Письма уходят в спам или не приходят вообще

Почти всегда причина в том, что для домена не настроены записи SPF и DKIM. Почтовый сервер получателя не может проверить, что письмо действительно отправлено вами, и на всякий случай кладёт его в папку со спамом.

Как исправить: добавить в DNS домена запись SPF со списком серверов, которым разрешено отправлять почту от вашего имени, и включить подпись DKIM на почтовом сервере. Занимает около десяти минут, но ошибка в одном символе ломает всё — поэтому результат стоит проверить через сервис вроде mxtoolbox.

Важно: SPF-запись у домена должна быть ровно одна. Две записи вместо усиления дают обратный эффект — проверка перестаёт проходить вообще.

Обычно дело в MX-записях: они указывают на старый сервер, если вы недавно меняли хостинг. Второй частый вариант — ящик переполнен, и сервер отклоняет новые письма.

Как исправить: проверить MX-записи домена и свободное место в ящике. По логам почтового сервера видно, доходит письмо до вас или разворачивается раньше — это сразу показывает, где искать.

Если вебмейл открывается, значит с сервером и ящиком всё в порядке — проблема в настройках почтовой программы.

Как исправить: чаще всего неверно указан порт или отключено шифрование. Для входящей почты по IMAP нужен порт 993 с SSL, для отправки — 465 с SSL, и обязательно включённая проверка подлинности SMTP. Имя пользователя — полный адрес целиком, а не то, что до собачки.

Как правило, это greylisting — серая фильтрация на стороне получателя. Первое письмо с незнакомого адреса сервер намеренно отклоняет и ждёт повторной попытки, чтобы отсеять спамеров. Задержка добавляется и тогда, когда домен попал в чёрные списки.

Как исправить: проверить домен и IP сервера по чёрным спискам и привести в порядок SPF, DKIM и DMARC. Чем лучше репутация домена, тем реже почту придерживают.

Они не пропали — они остались на старом сервере. При смене хостинга переносятся файлы сайта и базы, а почтовые ящики нужно переносить отдельно.

Как исправить: пока доступ к старому серверу ещё есть, ящики переносятся полностью, вместе с папками и датами писем — через синхронизацию по IMAP. Простым копированием файлов тут не обойтись. Успеть нужно до того, как старый хостинг отключат.

Два варианта: украден пароль от ящика либо на сайте дырявая форма обратной связи, через которую отправляют письма без вашего ведома.

Как исправить: сменить пароли всех ящиков домена и посмотреть очередь почтового сервера — по ней видно, откуда именно уходят письма. Пока причина не закрыта, домен будет и дальше попадать в чёрные списки, а обычные письма перестанут доходить.

При правильном порядке действий терять нечего. Ящики на новом сервере создаются заранее, письма копируются, и только после проверки переключаются MX-записи.

Как исправить: старый сервер остаётся включённым ещё несколько дней. Письма, которые успеют прийти туда во время переключения, потом дособираются — ничего не пропадает.